Spotkanie biznesowe, a biuro open space. Jak zapewnić odpowiednie warunki do oficjalnych rozmów?

Biura aranżowane w stylu open space stają się coraz popularniejsze, nie tylko w dużych korporacjach, ale też mniejszych, bardziej kameralnych placówkach. Mimo szeregu zalet takiego rozwiązania zdarza się, że pracownicy potrzebują prywatności, żeby odbyć indywidualne spotkanie czy przeprowadzić ważną rozmowę. Dobrym pomysłem są zlokalizowane w wolnej przestrzeni budki akustyczne, które zapewniają komfort. Przekonaj się, jak poprawić warunki pracy w biurze open space. 

Biura open space coraz popularniejsze w Polsce

Pierwsze biura wielkopowierzchniowe na świecie pojawiły się już w 1906 roku za sprawą architekta Franka Lloyda Wrighta. Jednak w Polsce moda na taką aranżację trwa dopiero od lat 90., kiedy to na rodzimym rynku zaczęły się pojawiać zagraniczne instytucje, wprowadzając swoje zasady. Jak się okazało, taka konwencja się sprawdziła, więc chętnie przejęły ją również inne firmy. 

Nie zawsze jednak udaje się skutecznie pracować, gdy jedynym udostępnionym miejscem jest otwarta przestrzeń pełna ludzi. Dlatego na rynku pojawiły się kabiny dźwiękoszczelne do biura, które zapewniają prywatność i pozwalają na stworzenie wyizolowanego stanowiska.

Zalety i wady otwartej przestrzeni biurowej

Open space, jak każdy system organizacji, ma swoje plusy i minusy, które wpływają na funkcjonowanie biura, jak i komfort pracowników. 

Zalety otwartej przestrzeni biurowej:

• oszczędność – w biurach wielkoprzestrzennych mieści się więcej biurek, a co za tym idzie pracowników, więc koszt wynajmu powierzchni jest niższy;

• integracja społeczna – osoby pracujące w towarzystwie innych mają okazję do zawierania znajomości i rozwijania kontaktów;

• współpraca – łatwiej jest zorganizować „burzę mózgów”, motywować się do działania czy pracować grupowo nad wspólnym projektem;

• zbieranie doświadczeń – obserwowanie pracy innych, słuchanie argumentów, sposobu analizowania czy prowadzenia rozmowy, sprzyja poszerzaniu własnych umiejętności.

Wady pracy w open space:

• brak prywatności – z reguły nie ma barier, które ograniczają możliwość obserwowania, kontrolowania pracy innych, jak i tempa realizowania zadań, co wywiera dodatkową presję; 

• gwar – telefony, klawiatury komputerowe, przysuwanie krzeseł, rozmowy – to wszystko generuje hałas i wielu ludziom zakłóca spokój niezbędny do skupienia się nad wykonywaną czynnością;

• wspólna przestrzeń dla osób o różnych charakterach – jeżeli zasady biura na to pozwalają, każdy może zaprojektować swoją przestrzeń wokół, co nie każdemu odpowiada. Znacząca jest tu również kwestia utrzymywania porządku i higieny (np. łatwiej o przeziębienie).

Relacje biznesowe to określone reguły współpracy

Jeżeli na wspólnej przestrzeni znajduję się wiele osób o różnych osobowościach, stanowiskach czy potrzebach, kluczem do sukcesu jest wzajemny szacunek i odpowiednie przygotowanie pomieszczenia (np. wyposażenie go w budki akustyczne). Musi spełniać wymagania pracowników, dając im możliwość swobodnego realizowania zadań. Ważne jest też określenie obowiązujących warunków funkcjonowania w społeczności, swoistej etykiety.

Sposoby na wydzielenie kameralnego miejsca na spotkania

Prywatność w open space? Dobrym rozwiązaniem jest kabina dźwiękoszczelna do biura, np. marki Available. Gwarantuje wyciszenie, a przy tym jest wentylowana, wygodna i zapewnia wystarczającą ilość miejsca do siedzenia, z możliwością podłączenia laptopa. Dostępne są różne modele zarówno w wersji jednoosobowej, jak i dwuosobowej. To idealne miejsce, żeby przeprowadzić spotkanie, naradę czy popracować chwilę w odosobnieniu. Dodatkowo produkt jest mobilny i cechuje go unikalny design, więc świetnie sprawdza się w nowoczesnych wnętrzach. 

Odpowiednia atmosfera sprzyja budowaniu relacji

Współpraca w takiej przestrzeni, jaką jest open space, w dużej mierze zależy od ludzi, którzy tę społeczność tworzą. Jeśli grupa się nawzajem motywuje i dobrze czuje w swoim towarzystwie, to efekty będą bardzo korzystne zarówno w kwestii osiąganych wyników, jak i samopoczucia pracowników. 

Warto jednak zapewnić zespołowi wydzielony fragment przestrzeni, czyli np. wygodną budkę akustyczną, gdzie w spokoju będzie można przeprowadzić rozmowy biznesowe, odpocząć czy wykonać w skupieniu jakieś zadanie. Tak zagwarantujesz komfort i higienę pracy. Sprawdź ofertę marki Available i spraw, że biuro stanie się jeszcze przyjaźniejsze dla pracowników i podniesie ich wydajność.