Przygotowania do negocjacji – o czym powinieneś pamiętać?

Niektórzy mają tę umiejętność we krwi, inni myślą, że to jedynie formalność przed podpisaniem umowy. Negocjacje to ważny proces, na którym można wiele zyskać, ale i stracić. Dlatego też tak ważne jest odpowiednie przygotowanie, które daje przewagę i pewność podczas spotkania z kontrahentem. Sprawdź, co musisz wiedzieć, zanim przystąpisz do negocjacji.

Zyskaj przewagę dzięki przygotowaniom!

Wykonanie planu, zdobycie informacji oraz poszerzenie wiedzy na dany temat to tylko niektóre elementy, jakie trzeba wziąć pod uwagę, przygotowując się do negocjacji. To ważne, ponieważ dzięki temu w momencie spotkania z drugą stroną zyskujesz większą pewność i postępujesz zgodnie z wytyczonym scenariuszem. Wszystko to buduje przewagę, która zwiększa Twoje szanse na zyskanie jak największych korzyści podczas negocjowania umowy.

Uważa się, że dobre przygotowanie to aż 90% sukcesu w negocjacjach. Warto przy tym zaznaczyć, że cały ten proces powinien być przeprowadzony starannie, z pełnym zaangażowaniem zespołu oraz wsparciem w postaci materiałów informacyjnych, analiz i liczb.

Poznaj wskazówki, które pomogą ci przejść przez okres przygotowań i najlepiej wypaść w negocjacjach.

Określ cel, jaki chcesz osiągnąć

Prowadząc negocjacje, musisz ustalić, do czego w nich dążysz Ty oraz druga strona. To ułatwi Ci manewrowanie między ustaleniami oraz wytyczenie granicy, której nie możesz przekroczyć. W praktyce można podzielić cele na: minimalny, optymalny oraz maksymalny. Podczas określania dążeń, wyznacz również motywy, które kierują obie strony i weź pod uwagę wszelkie warianty, zarówno te korzystne, jak i niekorzystne dla Ciebie.

Dodatkowo możesz wypisać ewentualne ustępstwa, na które jesteś gotów pójść. Do każdego z nich dobrze jest przypisać wagę i rangę ważności.

Ustalenie celów pozwala przybliżyć obszar, na którym będziesz się poruszał, prowadząc negocjacje. To najlepszy sposób, aby uniknąć działania pod wpływem impulsu.

Wczuj się w sytuację kontrahenta

Negocjacje to zderzenie niemal równoczesnych dążeń – każda ze stron chce osiągnąć jak największe korzyści. Dlatego też, aby uniknąć impasu podczas prowadzenia rozmów, koniecznie musisz wziąć pod uwagę sytuację Twojego kontrahenta. W tym celu należy „wejść w buty” oponenta i wykonać symulację jego przygotowań. Warto odpowiedzieć sobie na pytania:

• co jest dla niego ważne?

• jakie ma cele?

• które obszary są dla niego kluczowe?

• jaka jest jego sytuacja ekonomiczna?

Wybierz odpowiednią strategię

Nie istnieje jeden sposób na prowadzenie negocjacji. Wszystko zależy od sytuacji, w jakiej znajduje się firma, rodzaju umowy czy tego, kto znajduje się po drugiej stronie stołu. Wyróżnia się jednak cztery główne rodzaje strategii negocjacyjnych:

• aktywno-kooperacyjna – kluczem jest tu logiczna argumentacja i spokojne podejście do emocjonalnych rozmów;

• pasywno-współpracująca – strona negocjująca chętnie poddaje się propozycjom oponenta, zachowuje się zgodnie ze schematem;

• pasywno-walcząca – podstawą jest pewność siebie i otwartość, mimo twardego stanowiska, negocjator rozmawia w sposób dyplomatyczny;

• aktywno-walcząca – zakłada dominację poprzez impulsywne reakcje oraz narzucanie swoich argumentów.

Oprócz wyboru własnej strategii należy również ustalić, na jaki styl zdecyduje się druga strona.

Znajdź miejsce do negocjacji online

Miejsce spotkania negocjacyjnego jest równie ważne, co cele, czy strategie. Decyduje ono o komforcie oraz pewności siebie podczas rozmów. Coraz częściej negocjacje prowadzone są również online. Ma to swoje zalety, ale i wady, zwłaszcza jeśli biuro jest małe. W takiej sytuacji sprawdzi się biurowa budka akustyczna, która doskonale izoluje dźwięki i pozwala na swobodę podczas omawiania ważnych umów. Kabiny dźwiękoszczelne oferuje firma Available, producent nowoczesnych rozwiązań do biur.

Gotowy na rozpoczęcie negocjacji? Działaj!

Każde negocjacje traktuj tak, jakby od spotkania miały zależeć losy Twojej firmy. Bądź profesjonalistą i przygotuj się odpowiednio do rozmów, robiąc staranny research, ustalając cele i strategię. Nie zapominaj również o starannym wyborze miejsca. Budki telefoniczne do biura to element, który sprawdzi się w Twojej firmie nie tylko podczas ważnych negocjacji. Sprawdź nasze modele kabin na available.pl.