Jak zakończyć umowę najmu biura?

Wynajmując biuro dla swojej firmy, żaden właściciel nie zakłada z góry, że umowę najmu będzie chciał zakończyć. Jednakże zdarzają się różnego rodzaju sytuacje losowe lub niespełnienie oczekiwań wynajmującego na różnych polach. Ponadto chęć zakończenia umowy najmu może nastąpić ze względu na rozwój kadrowy firmy lub jej relokację W tych sytuacjach zdecydowanie dobrze wiedzieć, jak należy się zabezpieczyć i jakie działania należy podjąć, żeby umowę najmu zakończyć możliwie szybko i sprawnie.

Podstawowe informacje

Przed wynajmem taka wiedza powinna być wymagana, jednakże najem przestrzeni biurowych nie jest obramowany specjalną ustawą — tego rodzaju najmu dotyczą wszelkie zapisy z Kodeksu Cywilnego dotyczącego najmu oraz najmu lokalu. Warto tutaj pamiętać, że prawo w tym przypadku pozwala stronom na względnie swobodne kształtowanie warunków umowy więc każda zawarta umowa najmu stanowi osobny przypadek prawny i zawarte w tym artykule wskazówki, dotyczą ogólnego sposobu zachowania w momencie chęci zakończenia umowy najmu biura. Są jednak kwestie, które prawo określa dość precyzyjnie. Jest to m.in. forma umowy, w tym przypadku sugeruje się sporządzenie dokumentu papierowego, jednakże umowa zawarta w innej formie nie jest automatycznie unieważniona — w tym przypadku uważa się, że jest zawarta na czas nieoznaczony. W przypadku umowy zawartej na papierze pomiędzy dwoma przedsiębiorcami za maksymalny czas jej trwania uznaje się 30 lat z możliwością zmiany jej terminu na czas nieoznaczony po przekroczeniu 30 lat.

Formy zakończenia umowy najmu

Skoro podstawy mamy za sobą, czas przejść do meritum sprawy. Zasadniczo najemca ma przed sobą dwa rozwiązania, których wybór uzależniony jest w głównej mierze od formy zawartej umowy i postanowień, na które uprzednio zgodziły się obie strony. Pierwszym rozwiązaniem jest wygaśnięcie umowy, czyli jej zakończenie wraz z upływem terminu najmu określonego w umowie. W przypadku braku woli przedłużenia umowy lub sporządzenia nowego dokumentu przez którąś ze stron umowa zostaje zakończona. Możemy też wypowiedzieć umowę, w tym przypadku mamy do czynienia z dwoma wariantami — w przypadku umowy na czas nieoznaczony najemca musi zachować ustalony umownie okres wypowiedzenia. Natomiast w przypadku umowy na czas oznaczony muszą wystąpić określone umownie sytuacje, np. najemca nieopłacający przedmiotu najmu w terminie lub zalegający ze spłatą.

Oczywistą formą zakończenia umowy najmu jest również odstąpienie od umowy. W tym przypadku bardzo trudno określić konsekwencje takiej decyzji, ponieważ w istocie jest ona zrezygnowaniem z podpisania umowy, co przeważnie wiążę się z określonymi umownie konsekwencjami dla najemcy lub wynajmującego, w zależności od tego, która strona odstępuje od umowy. Optymalnym rozwiązaniem jest spotkanie się z wynajmującym i na zadowalających obie strony warunkach, dokonanie polubownego rozwiązania umowy. Takie rozwiązanie sprawia, że zarówno najemca, jak i wynajmujący są zadowoleni z formy zakończenia umowy.

Wyjątkowe sytuacje

Wspomniane wyżej najbardziej popularne rozwiązania to rzecz jasna niejedyne sytuacje, w których można zakończyć umowę najmu biura. Kodeks Cywilny przewiduje następujące przypadki:

• zaistnienie wad przedmiotu najmu (w tym przypadku biura), które zagrażają życiu w jakikolwiek sposób; przepis ten obowiązuje niezależnie od tego, czy ewentualne wady były ujawnione przez wynajmującego, czy też nie; takie rozwiązanie umowy następuje w trybie natychmiastowym
• zmiana właściciela nieruchomości, która pozwala nowemu nabywcy na wypowiedzenie istniejącej umowy najmu komercyjnego z uwzględnieniem ustalonego umownie okresu wypowiedzenia
• naruszanie przez najemcę porządku i zakłócanie spokoju innych osób przebywających w innych lokalach budynku.