Jak skutecznie walczyć z rozpraszaczami za pomocą techniki Pomodoro? Sprawdź nasze porady

Zastanawiasz się, jak urządzić biuro open space, by umożliwić pracownikom skupienie na bieżących zadaniach? Chcesz wiedzieć, co zrobić, by zorganizować ich pracę w optymalny sposób? Czy budki akustyczne mogą być w tym pomocne? W takim razie przeczytaj nasz wpis i poznaj niezawodne tricki, które ułatwią funkcjonowanie firmy oraz zwiększą jej przychody!

Koncentracja w open space, czy to możliwe?

Nowoczesne firmy zwykle mają siedziby w biurach typu open space. To rozwiązanie ma szereg zalet, jednak faktem jest, że nie sprzyja ono koncentracji. Dobiegające zewsząd dźwięki rozmów, szum komputerów oraz klimatyzatorów, stukanie w klawiaturę i tym podobne odgłosy sprawiają, że trudno jest skupić się na bieżącym celu i „wyłączyć się” z ogólnego chaosu.

Nic zatem dziwnego, że wielu pracowników ma zwyczaj przeskakiwać z jednego zadania na drugie, żadnego z nich nie wykonując dobrze i dodatkowo zajmując się niepotrzebnymi rzeczami, takimi jak przeglądanie portali społecznościowych, robienie zakupów, czy granie online. Jak zaradzić tej sytuacji? 

Rozwiązaniem może tu być technika Pomodoro i zamontowanie w biurze budek akustycznych lub telefonicznych. Jak to działa w praktyce? Jakie korzyści może przynieść Twojej firmie? Zaraz wszystko stanie się jasne. 

Najważniejsze zasady techniki Pomodoro

Jest ona bardzo prosta: polega na tym, by skupić się wyłącznie na bieżących zadaniach, a wszystkie „rozpraszacze” odłożyć na później. Technika Pomodoro opiera się o kilka kroków, a mianowicie:

• stworzenie krótkiego spisu zadań,

• ustawienie timera na 25 minut,

• odcięcie się od wszelkich bodźców na rzecz wykonywania punktów z listy,

• po usłyszeniu alarmu czasomierza zrobienie 5 min przerwy najlepiej połączonej z aktywnością fizyczną,

• przejście do kolejnego bloku czasowego. Ważne, by po czterech turach zrobić dłuższą przerwę.

Poznaj zalety korzystania z tego rozwiązania w biurze

Dlaczego Pomodoro działa? Jej skuteczność polega na tym, że rzeczywiście wykonujemy zadania z listy, zamiast je tylko zaczynać i odkładać na później. W efekcie rośnie zarówno produktywność, jak i poziom zadowolenia z wykonywanej pracy. Technikę tę wymyślił włoski konsultant biznesowy Francesco Cirllo, który, będąc jeszcze studentem, chciał zrobić jak najwięcej w możliwie najkrótszym czasie. Nazwa Pomodoro wzięła się stąd, że używał timera kuchennego w kształcie pomidora. 

Czy ten sposób zadziała w Twojej firmie? Prawdopodobnie tak – o ile stosujący go ludzie będą umieć skutecznie oprzeć się pokusie ulegania różnego rodzaju rozpraszaczom. Warto podkreślić, że nie są to jedynie powiadomienia Facebooka – w biurze typu open space często zdarza się, że współpracownik prosi o pomoc lub konsultację, telefon dzwoni, a komunikator internetowy informuje o nadejściu maila od managera. Bardzo trudno jest zignorować tego typu bodźce. Jak sobie z tym radzić?

Kabina dźwiękoszczelna jako sposób na koncentrację

Rozwiązaniem kwestii rozmaitych biurowych „przeszkadzaczy” jest zainstalowanie w firmie kabin dźwiękoszczelnych. Mogą to być konstrukcje różnego rodzaju, na przykład:

• budka akustyczna The Box. Dzięki niej można szybko odseparować się od reszty współpracowników oraz typowego dla open space szumu informacyjnego. Pozwala to na poświęcenie całej uwagi wyłącznie wykonywaniu zadań z listy Pomodoro,

• budka telefoniczna Big Hauz, zapewniająca miejsce do spokojnego przeprowadzenia rozmowy z ważnymi dla firmy kontrahentami, ale też izolująca od biurowych dźwięków.

Co bardzo ważne, korzystanie z tego rodzaju kabin ma znaczenie zarówno praktyczne, jak i psychologiczne. Wchodząc do nich, dajemy współpracownikom czytelny sygnał „nie przeszkadzać”, a jednocześnie sami sobie wyznaczamy granicę zadań, na których chcemy się aktualnie skupić. Wszystko to powoduje, że produktywność wymiernie rośnie, a w dodatku atmosfera w firmie jest lepsza – inni ludzie wiedzą, kiedy mogą przyjść i porozmawiać, a w jakich momentach jest to niewskazane.

Szukasz skutecznych rozwiązań do biura? Sprawdź naszą ofertę

Optymalizacja pracy w biurze może przynieść Twojej firmie wymierne korzyści. Jeśli chciałbyś zastosować opisane tutaj sposoby i zastanawiasz się, gdzie możesz kupić budki akustyczne lub telefoniczne, sprawdź naszą ofertę. Dzięki zawartym w niej rozwiązaniom poprawisz sposób funkcjonowania swojego przedsiębiorstwa i zyskasz satysfakcję ze skutecznego wykonywania powierzonych Ci zadań.