Jak poprawić komunikację w biurze?

Zapewnienie dobrej komunikacji w obrębie biura jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania firmą. Niestety, nie zawsze jest to proste; w grę wchodzą czynniki lokalowe, ludzkie, a także – powiedzmy to wprost – pewne koszty.

Niemniej jednak jest oczywiste, że osoby pracujące w jednej firmie powinny móc szybko i skutecznie się ze sobą komunikować, jednocześnie nie wchodząc sobie w drogę. Dotyczy to zwłaszcza ludzi pracujących w tym samym zespole, gdzie kwestia przepływu informacji oraz utrzymanie właściwych relacji międzyludzkich odgrywają szczególnie dużą rolę.

Misja: integracja

Podstawowym warunkiem dobrze prosperującego biura jest wzajemna integracja jego pracowników. Osobne pokoje, zamknięte drzwi i przypadkowe spotkania na korytarzu nie zagwarantują owocnej współpracy i z pewnością utrudnią wymianę poglądów oraz doświadczeń. W takich warunkach trudno mówić o skutecznej komunikacji, a co za tym idzie – o sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Z tego właśnie powodu w większości międzynarodowych korporacji stosuje się szereg metod prowadzących do nawiązania i wzmocnienia osobistych relacji pomiędzy pracownikami. Służą temu następujące elementy:

Wnętrza typu open space

Ludzie, którzy co prawda nie widzą się dzięki ściankom działowym, ale mogą słyszeć się nawzajem, w naturalny sposób nawiązują bliższe relacje niż ci, którzy tkwią zamknięci w osobny pomieszczeniach. Argumentem przemawiającym na korzyść otwartych przestrzeni jest także znaczne obniżenie kosztów utrzymania biura.

Wspólne spożywanie posiłków

Nic nie rodzi tak głębokich i naturalnych więzi międzyludzkich, jak zasiadanie przy jednym stole. Dobre, przyjacielskie relacje z pewnością wpłyną pozytywnie na ogólną atmosferę pracy w biurze i ułatwią wzajemną komunikację.

Warsztaty z umiejętności interpersonalnych

Czym innym jest luźna rozmowa ze współpracownikiem, a czym innym jasne zakomunikowanie mu swoich potrzeb lub wymagań. Szkolenia i kursy rozwijające tę umiejętność są szczególnie pomocne w przypadku osób z natury nieśmiałych bądź introwertyków.

Odpowiednia przestrzeń do pracy

Pracownicy, nawet tacy, którzy naprawdę się lubią, muszą mieć możliwość odizolowania się od szumu, jaki może panować w biurze i skupienia się na ważnym zadaniu. Mogą do tego służyć osobne pokoje lub nawet sale, ale ich wydzielenie wiąże się ze sporymi kosztami. Poza tym, zajęcie całej sali konferencyjnej przez jednego pracownika, który potrzebuje chwili ciszy, jest bardzo nieekonomicznym sposobem zagospodarowania przestrzeni.

Dużo lepszym rozwiązaniem jest zainstalowanie kilku biurowych budek akustycznych. Dzięki kompaktowym rozmiarom pozwalają one na łatwe wydzielenie niezbędnej do pracy przestrzeni, a przy tym sprawnie organizują przestrzeń biurową. Można w nich skupić się i pracować, odcinając się od bodźców zewnętrznych, a w razie potrzeby – w komfortowych warunkach przeprowadzić rozmowę telefoniczną lub wideokonferencję.

Budki telefoniczne mają jeszcze tę zaletę, że pozwalają na jasne wytyczenie granic współpracownikom. Wejście do takiej kabiny stanowi bowiem czytelny sygnał „nie przeszkadzać”. Inwestycja jest więc opłacalna w dwójnasób: poprawia funkcjonowanie biura, a zarazem zapobiega ewentualnym nieporozumieniom pomiędzy pracownikami.

Ustawione w biurze budki akustyczne pozwalają pracować tuż obok siebie osobom mającym zupełnie inne temperamenty, upodobania oraz styl życia. Każdy z tych ludzi może być przydatny firmie na swój sposób, zgodnie z zasadą, że im większa różnorodność, tym większy potencjał. Niestety, odmienny sposób bycia może rodzić konflikty. Zainstalowanie budek dźwiękoszczelnych pozwala skutecznie zażegnać to niebezpieczeństwo.

Podsumowanie

Kwestia zapewnienia odpowiedniej komunikacji pomiędzy pracownikami jest jednym z najważniejszych zadań, jakie stają przed szefami, managerami lub liderami zespołów.

Jeśli pełnisz którąś z tych funkcji, pamiętaj, że Twoje decyzje będą miały przełożenie na funkcjonowanie firmy, a co za tym idzie – na jej przychody. Kluczem do sukcesu jest w tym przypadku właściwe zagospodarowanie przestrzeni. Jest to odpowiedzialne zadanie, ale nie musisz podejmować się go sam. Jeśli masz jakiekolwiek pytania bądź wątpliwości, skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy Ci dobrać budki akustyczne, które będą najlepsze dla Twojej firmy.