5 najważniejszych zasad etykiety telefonicznej rozmowy służbowej

Chcesz poznać najważniejsze zasady savoir-vivre'u dotyczące biznesowych rozmów telefonicznych? Zastanawiasz się, jak zorganizować przestrzeń biurową, by wygospodarować w niej miejsce na spokojne przeprowadzenie takiej debaty? Czy budka akustyczna będzie w Twoim przypadku korzystnym rozwiązaniem? Jeśli zmagasz się z tego rodzaju dylematami, zachęcamy do lektury. 

Etykieta telefoniczna – dlaczego warto jej przestrzegać?

Znajomość zasad biznesowej i telefonicznej etykiety może z pozoru wydawać się mało znacząca. W rzeczywistości jednak jest dokładnie odwrotnie. Pamiętaj, że stosując savoir-vivre podczas rozmów biznesowych, możesz odnieść szereg korzyści – na przykład:

• sprawić, że Twój kontrahent lub klient poczuje się komfortowo. Traktując go z szacunkiem i wyczuciem, masz znacznie większą szansę na korzystne rozstrzygnięcie rozmowy, dopięcie kontraktu czy sfinalizowanie transakcji,

• przedstawić się, jako rzetelny partner, prezentujący sobą odpowiedni poziom obycia biznesowego. Dzięki temu zyskasz lepszą pozycję negocjacyjną, co z pewnością obróci się na Twoją korzyść,

• wprawić obie strony w dobry nastrój. Rozmowa przeprowadzona w miły, profesjonalny sposób sprawi, że zarówno Ty, jak i Twój kontrahent z przyjemnością skontaktujecie się ponownie, a takie nastawienie ułatwi Ci zdobycie kolejnych kontraktów.

Jak powinna wyglądać profesjonalna rozmowa telefoniczna? Poniżej znajdziesz krótkie omówienie najważniejszych cech, którymi powinna się ona wyróżniać. 

Czas i miejsce rozmowy

Trudno wyobrazić sobie przeprowadzanie ważnej rozmowy w tramwaju, toalecie, czy podczas remontu. Byłoby to nie tylko nieprofesjonalne, ale wręcz niegrzeczne. Pamiętaj, że rozmówca słyszy nie tylko Ciebie, ale też odgłosy z otoczenia. Oznacza to, że bardzo ważne jest zapewnienie sobie odpowiedniego czasu oraz przestrzeni, w której możesz spokojnie porozmawiać. Jak to zrobić w miejscu, w którym wiele się dzieje?

Kuszącym rozwiązaniem byłby osobny pokój do rozmów, co jednak wiązałoby się ze znacznymi kosztami. Znacznie korzystniejszą propozycją jest biurowa budka telefoniczna, którą bez trudu zmieścisz nawet na małej przestrzeni.

Przerwanie połączenia – oddzwonić czy nie?

Niekiedy zdarzy się, że rozmowa biznesowa zostanie z jakiegoś powodu przerwana. Co zrobić w takiej sytuacji? Pierwszym odruchem wydaje się oddzwonienie. Jeśli jednak pomyślą tak obie strony, każda z nich usłyszy sygnał zajętości, ponieważ zablokują linię. Jak wybrnąć z tej sytuacji?

Zasady etykiety telefonicznej nie pozostawiają tu wątpliwości: oddzwonić powinna zawsze ta osoba, która zainicjowała przerwane połączenie. 

Nie odbieraj telefonu na spotkaniu

Bardzo częstym błędem jest odbieranie połączeń podczas spotkania. Jest to nie tylko niegrzeczne, ale też niepraktyczne. W takiej sytuacji przegrywają bowiem wszyscy:

• osoby, z którymi się spotykasz, czują się mniej ważne, niż telefon,

• dzwoniący irytuje się, bo nie możesz poświęcić mu odpowiednio dużo czasu i uwagi,

• Ty masz poczucie, że zawodzisz obie strony.

Jak więc należy się zachować, jeśli podczas spotkania ktoś zadzwoni? Wszystko zależy od tego, jak to rozegrasz. Najprościej jest wyłączyć dźwięk dzwonka lub przekierować połączenia na inny numer. Jeśli jednak czekasz na ważny telefon, który pragniesz odebrać, uprzedź o tym swoich rozmówców. Kiedy przyjdzie połączenie, przeproś ich na chwilę i wyjdź z pomieszczenia lub skorzystaj z budki akustycznej. 

Kiedy nie możesz odebrać

Jeśli dzwoni Twój telefon, a Ty nie możesz odebrać, nigdy nie odrzucaj połączenia bez słowa. Odbierz i przeproś, że nie możesz teraz rozmawiać, jednocześnie informując, że oddzwonisz. Możesz też wysłać automatyczny SMS z tą informacją. 

Zawsze oddzwaniaj!

Pamiętaj, że łamanie obietnic nie świadczy o Tobie dobrze. Jeśli zobowiążesz się do oddzwonienia, zawsze dotrzymuj słowa. Pamiętaj, że zniechęcony klient lub kontrahent nie da Ci drugiej szansy, a często również wyładuje swoją frustrację w rozmowach lub mediach społecznościowych, robiąc Twojej firmie antyreklamę.

Wyposaż swoje biuro w budki telefoniczne!

Przeprowadzenie rozmowy telefonicznej w odpowiednich warunkach zwiększa szansę na korzystne rozstrzygnięcie, dobicie targu, czy zdobycie kontraktu. Dlatego właśnie tak wiele osób decyduje się na kabiny dźwiękoszczelne do biura. Jeśli Ty również pragniesz skorzystać z tego rozwiązania, odwiedź naszą stronę. Z pewnością znajdziesz tam ciekawe propozycje dla swojej firmy!