Co to jest offboarding? Jak się do niego przygotować?

Podczas gdy onboarding zapewnia płynne dołączenie nowego pracownika do firmy, offboarding przeprowadza się w sytuacji, gdy pracownik z niej odchodzi. Cały proces ma na celu przygotowanie wszystkich formalności, rozstanie się z podwładnym w dobrych stosunkach bez względu na powód odejścia, a także przygotowanie zespołu na związane z tym zmiany. Jak więc powinien przebiegać offboarding? Sprawdź w naszym artykule.

Offboarding, czy warto?

Wyobraź sobie, że z Twojej firmy odchodzi pracownik. Powody nie są ważne. Najważniejsze jest to, że nawet po zwolnieniu pozostaje on uczestnikiem procesów biznesowych Twojej firmy. Po pierwsze dlatego, że to do niego potencjalni kandydaci zwrócą się po opinie na Twój temat a ewentualnie konkurenci po firmowe sekrety. Po drugie, przy zachowaniu pozytywnych relacji prawdopodobne jest, że były pracownik w przyszłości poleci Cię jako dobrego wykonawcę, sprzedawcę czy pracodawcę.

W ten sposób dobrze przeprowadzony offboarding przynosi następujące korzyści:

• pomaga przeorganizować pracę w zespole;

• poprawia wizerunek pracodawcy;

• umacnia lojalność odchodzącego pracownika;

• pozwala przygotować się na zmiany.

Usystematyzowany i zaplanowany offboarding to zdecydowanie większy komfort i mniejszy stres zarówno dla odchodzącego, jak i dla całego zespołu. Ponadto pozwala efektywniej przeprowadzić niełatwy proces zwolnienia.

Jak komunikować zmiany?

Gdy decyzja o odejściu zapadła i warunki zwolnienia zostały omówione z pracownikiem, Twoim obowiązkiem jest poinformowanie zespołu o nadchodzącej zmianie. Najlepiej, jeśli zrobisz to w porozumieniu z pracownikiem, który odchodzi. Możesz ogłosić zmiany na grupowym spotkaniu lub w oficjalnym mailu, ale pamiętaj, by poinformować zespół o najważniejszych kwestiach:

• jaki jest dokładny termin odejścia pracownika;

• kto przejmie jego obowiązki;

• jak będzie wyglądała dalsza organizacja pracy;

• czy planujesz zatrudnić zastępstwo.

Zadbaj też o organizację mniej formalnego pożegnania – może to być wspólny lunch lub impreza biurowa.

Przekazanie obowiązków

Pracownik opuszczający firmę musi przekazać swoje obowiązki innym członkom zespołu, by biznes mógł funkcjonować bez zakłóceń. Wśród niezbędnych informacji muszą się znaleźć:

• opisy realizowanych projektów;

• listy najpilniejszych zadań;

• dane kontaktowe klientów, kontrahentów, partnerów;

• niezbędne dokumenty i narzędzia.

Ważne jest określenie, czy dodatkowe zadania i projekty zostaną przejęte tymczasowo czy na stałe. Pamiętaj przy tym, że nie wszyscy Twoi pracownicy mogą chcieć brać na siebie dodatkową odpowiedzialność bez adekwatnego wynagrodzenia. Jeśli masz na to czas, możesz od razu zatrudnić nową osobę, którą odchodzący wyszkoli na swoje miejsce. Jeśli nie jest to możliwe, zadbaj o odpowiednią motywację tych pracowników, którzy przejmą jego obowiązki.

Ostatni dzień w pracy

W ostatnim dniu warto przeprowadzić z pracownikiem exit interview, czyli zapytać go o poziom satysfakcji z pracy, relacje z szefem, uwagi dotyczące organizacji i benefitów itp. Na koniec pozostaje sprawdzenie, czy dopełnione zostały wszystkie formalności. Pomocna tutaj będzie lista kontrolna, którą musisz dać pracownikowi na początku całego procesu zwolnienia. Powinny znaleźć się na niej takie kwestie jak:

• podpisanie i odebranie niezbędnych dokumentów, rekomendacji;

• przekazanie obowiązków;

• oddanie sprzętu służbowego;

• dezaktywacja kont służbowych.

Dzięki takiej liście zarówno ty, jak i pracownik macie pewność, że wszystko zostało załatwione i przeprowadzone, jak należy.

Ostatni dzień pracy to także doskonały moment na nieformalne pożegnanie, w którym wezmą udział wszyscy członkowie zespołu. Pamiętaj, by poinformować ich o tym wcześniej. Dobrym pomysłem jest także zaangażowanie ich w organizację takiego wydarzenia – wybranie miejsca, przygotowanie poczęstunku i ewentualnego prezentu pożegnalnego.

Zapoznaj się z ofertą Available

Odejście pracownika nigdy nie jest łatwe, dlatego tak ważny jest dobry offboarding. Oprócz tego warto zadbać o takie miejsce w biurze, w którym Twoi podwładni będą mogli spokojnie z Tobą porozmawiać. Idealnie w tej roli sprawdzi się przeszklona kabina dźwiękoszczelna. To cisza i komfort bez konieczności opuszczania biura. Wejdź na naszą stronę i poznaj zalety tego nowoczesnego rozwiązania!